Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und den von uns betriebenen Online-Angeboten ist:

Telefon: +49 176 83655519
E-Mail: zytanien@zytanien.de

Vertreten durch den Geschäftsführer Florian Ričko.

Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Hildesheim unter HRB 205899.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE319439663.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Website und unserer Online-Angebote, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Verträgen, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage einer von dir erteilten Einwilligung erforderlich ist.

Welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Angebot und der jeweiligen Nutzung ab. Die einzelnen Verarbeitungsvorgänge werden nachfolgend beschrieben.

3. Hosting und Serverlogs

Unsere Website einschließlich der von uns betriebenen Anwendungen und des Ticketshops wird bei Greensta (teuto.net Netzdienste GmbH, Bielefeld) gehostet. Mit Greensta besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf unserer Website werden auf dem Webserver technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte URL bzw. Ressource, HTTP-Methode, verwendetes Protokoll, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Angaben zum verwendeten Browser und Betriebssystem.

Die Verarbeitung dieser Daten dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Website, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch und technischen Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website und der von uns angebotenen Online-Dienste.

Die von Greensta bereitgestellten Server-Logdaten werden nach einem Monat automatisch gelöscht. Greensta stellt als Bestandteil des Hostingpakets außerdem statistische Auswertungen mit AWStats bereit. Diese Auswertungen bleiben auch nach der Löschung der zugrunde liegenden Logdaten erhalten. Die Auswertungen werden von uns nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen oder zu Werbezwecken verwendet.

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies für die technische Sitzungsverwaltung sowie für bestimmte Einstellungen und Funktionen.

Wir setzen keine Cookies zu personalisierten Werbezwecken oder für ein eigenes Analyse- oder Tracking-System ein.

Verwendet werden insbesondere folgende Cookies:

• color_mode: speichert die gewählte Darstellung im Hell- oder Dunkelmodus. Die Speicherdauer beträgt ungefähr ein Jahr.
• site_language: speichert die gewählte Sprache der Website. Die Speicherdauer beträgt ungefähr einen Monat.
• resolution: dient der technischen Auswahl einer passenden Bildvariante. Die Speicherdauer beträgt ungefähr ein Jahr.
• PHPSESSID: dient der technischen Verwaltung einer Sitzung, unter anderem im Forum und beim Helferformular. Das Cookie wird mit Ende der Sitzung gelöscht.
• ossn_message_bell: speichert im Forum, ob der Ton bei neuen privaten Nachrichten aktiviert ist. Die Speicherdauer beträgt ungefähr einen Monat.
• laravel_session: dient im Ticketshop der technischen Sitzungsverwaltung. Das Cookie wird mit einer Gültigkeit von zehn Minuten gesetzt und bei fortgesetzter Nutzung erneuert.
• XSRF-TOKEN: dient im Ticketshop dem Schutz von Formularübermittlungen. Auch dieses Cookie wird mit einer Gültigkeit von zehn Minuten gesetzt und bei fortgesetzter Nutzung erneuert.

Die genannten Einstellungs-Cookies verändern lediglich die Darstellung oder das Verhalten des jeweiligen Angebots. Werden sie gelöscht, kann das jeweilige Angebot weiterhin genutzt werden; es werden dann die jeweiligen Standardeinstellungen verwendet.

5. Forum

Auf unserer Website betreiben wir ein auf Open Source Social Network (OSSN) basierendes Forum.

Bei der Registrierung werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort und Geschlecht erhoben.

Die E-Mail-Adresse wird für die Bestätigung der Registrierung und für die Wiederherstellung des Zugangs verwendet, wenn das Passwort verloren wurde. Sie dient nicht der Kontaktaufnahme zwischen Forenmitgliedern.

Registrierte Nutzer können innerhalb des Forums Nachrichten an andere registrierte Nutzer senden. Diese Nachrichtenfunktion dient ausschließlich der internen Kommunikation zwischen den registrierten Nutzern.

Die bei der Registrierung angelegten Kontodaten sowie die von den Nutzern im Forum eingestellten Beiträge werden so lange gespeichert, wie das jeweilige Benutzerkonto besteht.

Ein Benutzerkonto kann vom Nutzer selbst gelöscht werden. Bei der Löschung werden die mit dem Benutzerkonto verbundenen Daten und Beziehungen, insbesondere Beiträge, Kommentare und sonstige zugehörige Inhalte, gelöscht.

Die von registrierten Nutzern gemachten Geschlechtsangaben werden ausschließlich intern ausgewertet. Die Auswertung dient insbesondere dazu, die Nutzerstruktur des Forums einzuschätzen und daraus gegebenenfalls Anhaltspunkte für die Planung des Festivals, etwa für die benötigte Infrastruktur, zu gewinnen. Die Angaben sind für andere Nutzer nicht sichtbar.

Die Verarbeitung der für die Nutzung des Forums erforderlichen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die interne statistische Auswertung der von den Nutzern gemachten Geschlechtsangaben erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der internen Auswertung der Nutzerstruktur und der darauf aufbauenden Planung des Festivals.

6. Newsletter

Wir betreiben einen eigenen Newsletter. Die dafür verwendete Anwendung und die zugehörige Datenbank werden bei Greensta betrieben; der Versand erfolgt über den Mailserver von Greensta.

Für die Anmeldung werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erhoben.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine zeitlich begrenzte Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink versendet. Erst nach dessen Bestätigung wird die Anmeldung abgeschlossen.

Im Newsletter-System werden insbesondere eine interne ID, Name, E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt der Registrierung sowie der Zeitpunkt der letzten Änderung gespeichert. Der Zeitpunkt der Registrierung bleibt unverändert; der Zeitpunkt der letzten Änderung entspricht in der Regel dem Abschluss der Bestätigung.

Die Anmeldung zum Newsletter erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu kannst du das Abmeldeformular auf unserer Website oder den Abmeldelink in jedem Newsletter verwenden.

Nach einer Abmeldung wird der Datensatz zunächst im System als „Antrag auf Löschung“ gekennzeichnet. Die vollständige Löschung erfolgt im Rahmen der regelmäßigen Prüfung des Systems, die mindestens einmal wöchentlich durchgeführt wird.

7. Helferformular

Wenn du über das Formular eine Anfrage zur Mitarbeit am Festival stellst, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Schicht und gegebenenfalls weitere Angaben im Freitext.

Die Angaben werden zur Bearbeitung der Anfrage, zur Koordination des Helfereinsatzes und zur weiteren Kommunikation verarbeitet.

Die Angaben werden per E-Mail an helfen@zytanien.de übermittelt. An die angegebene E-Mail-Adresse wird eine Bestätigung mit den übermittelten Angaben gesendet.

Die Kommunikation im Zusammenhang mit einem Helfereinsatz wird spätestens zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Ticketshop

Für den Erwerb von Tickets nutzen wir einen von uns selbst betriebenen Ticketshop auf einer eigenen Subdomain. Verantwortlicher bleibt die Zytanien gGmbH.

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die für die Abwicklung erforderlichen Angaben. Dazu gehören insbesondere Ticketart und Anzahl der Tickets sowie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Käufers. Die Bestellung erhält eine eindeutige Bestell- bzw. Rechnungsnummer.

Die Tickets werden per Banküberweisung bezahlt. Bei Eingang der Zahlung wird der Zahlungsstatus der Bestellung manuell auf „bezahlt“ gesetzt. Erst danach wird das Ticket erstellt.

Zu jedem Ticket wird zunächst der Käufer als Ticketinhaber hinterlegt. Auf Anfrage des Käufers kann der Ticketinhaber beispielsweise bei Verhinderung geändert werden. In diesem Fall bleiben Käufer und Ticketinhaber als unterschiedliche Angaben in der Bestellung erhalten. Beim Einlass wird der jeweils aktuell in unserer Datenbank hinterlegte Ticketinhaber angezeigt.

Für die Durchführung der Bestellung und die Kommunikation hierzu werden die erforderlichen Bestelldaten verarbeitet. Die Bestellbestätigung bzw. Rechnung enthält unter anderem Rechnungsnummer, Name, Bestelldatum, E-Mail-Adresse, bestellte Tickets sowie Einzel- und Gesamtpreis. Eine Kopie der Rechnung wird an unser Postfach tickets@zytanien.de übermittelt und dort im Rahmen der Buchhaltung aufbewahrt.

Die eigentliche Ticketdatei enthält keine personenbezogenen Angaben wie Name oder E-Mail-Adresse. Sie enthält insbesondere Ticketnummer, QR-Code, Veranstaltungsname, Veranstaltungsort, Veranstaltungsdauer, Ticketart und Preis. Die Zuordnung des Tickets zu einem Ticketinhaber erfolgt über die Ticketnummer.

Die Verarbeitung der Bestell- und Ticketdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Ticketkaufs und der damit verbundenen Leistungen. Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Daten in der Ticketshop-Datenbank werden am Ende des jeweiligen Kalenderjahres vollständig gelöscht. Hiervon ausgenommen sind Unterlagen, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter aufbewahrt werden müssen. Insbesondere werden Rechnungen und die dazugehörige geschäftliche Korrespondenz entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Für die technische Funktion des Ticketshops werden die Cookies laravel_session und XSRF-TOKEN verwendet. Beide Cookies werden mit einer Gültigkeit von zehn Minuten gesetzt und bei fortgesetzter Nutzung erneuert. Sie dienen der technischen Sitzungsverwaltung und dem Schutz von Formularübermittlungen.

Der Ticketshop verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste.

9. Kontakt, Bewerbungen und Vertragskommunikation

Wenn du uns per E-Mail oder auf anderem Weg kontaktierst, verarbeiten wir die dabei übermittelten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich ist.

Das betrifft insbesondere allgemeine Anfragen und die Kommunikation mit uns sowie Bewerbungen und Anfragen im Zusammenhang mit Bands, DJs, Ständen, Workshops und sonstigen Beiträgen zum Festival. Je nach Anliegen können dabei insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zur gewünschten Mitwirkung sowie weitere von dir übermittelte Informationen verarbeitet werden.

Soweit die Kommunikation auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeiner Kommunikation sowie bei Verarbeitungen, die nicht unmittelbar der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dienen, kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei insbesondere in der ordnungsgemäßen Bearbeitung und Dokumentation der Kommunikation sowie, soweit erforderlich, in der Wahrung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.

Soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet sind, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Personenbezogene Daten aus Anfragen und Bewerbungen werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist. Bei Vertrags- und Geschäftsunterlagen kann sich eine längere Aufbewahrung aus der weiteren Vertragsabwicklung, der Dokumentation oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben. Eine einheitliche feste Löschfrist besteht daher für diese unterschiedlichen Kommunikationsvorgänge nicht.

10. Karten

Auf unserer Website werden Karten nicht automatisch von externen Kartendiensten geladen. Stattdessen wird zunächst nur eine lokale Vorschau angezeigt. Erst wenn du die Karte durch einen entsprechenden Klick aktivierst, werden die Kartendaten direkt von den jeweiligen Anbietern geladen.

Für die Darstellung der Straßenkarte werden Kartenkacheln von OpenStreetMap geladen. Für die optionale Satellitenansicht werden Kartenkacheln von Esri (ArcGIS) geladen. Dabei stellt dein Browser eine direkte Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters her. Hierbei wird insbesondere deine IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Darüber hinaus können die Anbieter weitere technische Daten des Zugriffs verarbeiten.

Durch die Kartenfunktion werden von uns keine gespeicherten Adress- oder sonstigen Standortdaten an die Kartendienste übermittelt.

Für die Verarbeitung durch die jeweiligen Anbieter gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. OpenStreetMap weist darauf hin, dass bei der Nutzung seiner Dienste unter anderem IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem, Referrer sowie Datum und Uhrzeit von Zugriffen verarbeitet werden können. Die Kartenkacheln werden über ein globales Netz von Cache-Servern bereitgestellt.

Esri weist in seiner aktuellen Datenschutzerklärung auf seine Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework hin.

Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation
Datenschutzerklärung von Esri

11. Suchfunktion

Auf unserer Website steht eine eigene Suchfunktion zur Verfügung. Wenn du einen Suchbegriff eingibst, wird dieser an unseren Server übermittelt und zur Ermittlung passender Seiten verwendet.

Die von dir eingegebenen Suchbegriffe werden außerdem gespeichert, um die Suchfunktion zu überprüfen und den Suchindex bei Bedarf zu verbessern. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Pflege und Verbesserung der Suchfunktion.

Da der Suchbegriff Bestandteil der aufgerufenen URL ist, kann er außerdem zusammen mit den technischen Zugriffsdaten in den Serverlogs enthalten sein. Für die Verarbeitung der Serverlogs gelten die Angaben unter „Hosting und Serverlogs“.

Die gespeicherten Suchbegriffe werden im Rahmen der regelmäßigen Datenbereinigung in der Regel mindestens einmal wöchentlich gelöscht.

12. Externe Links

Auf unserer Website verlinken wir auf externe Websites und Online-Angebote anderer Anbieter. Eine Verbindung zur jeweiligen externen Website wird erst hergestellt, wenn du den entsprechenden Link anklickst.

Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Auf dessen Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der jeweiligen Verarbeitung an diejenigen Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern übermittelt, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere:

• unser Hostinganbieter Greensta (teuto.net Netzdienste GmbH) für Hosting, E-Mail, Datenbanken und die von uns betriebenen Online-Anwendungen;
• unser Steuerberater, soweit dies für Buchhaltung, Jahresabschluss und steuerliche Angelegenheiten erforderlich ist;
• externe Kartendienste, soweit du die auf unserer Website angebotene Kartenfunktion durch einen Klick aktivierst; dabei stellt dein Browser eine direkte Verbindung zu OpenStreetMap bzw. Esri her.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an weitere Stellen übermittelt werden, soweit dies im Einzelfall zur Durchführung eines Vertrags, zur Bearbeitung einer Anfrage oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Angebot und Zweck der Verarbeitung ab.

Soweit bestimmte Angaben für die Bearbeitung einer Anfrage, die Durchführung eines Vertrags, die Bestellung eines Tickets oder die Nutzung eines registrierungspflichtigen Angebots erforderlich sind, können wir die jeweilige Leistung ohne diese Angaben gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erbringen.

16. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung;
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten;
• Löschung deiner personenbezogenen Daten;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind;
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht und die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Widerspruch vorliegen;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist insbesondere:

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die von uns angebotenen Dienste, die eingesetzten technischen Verfahren oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.